Minimaler Zeitaufwand trotz großer Dokumentenmenge im E-Commerce
Wie der E-Commerce Shop Alles-Luxus.de über 10.000 Dokumente in fileee verwaltet und trotz minimalem Aufwand alle Belege jederzeit wiederfindet
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Dokumente in fileee
Das ist Alles-Luxus.de
Michael Dietrich hat sein Hobby zum Nebenberuf gemacht und bietet mit Alles-Luxus.de eine sehr breite Auswahl verschiedenster Grillmarken und Produkte an. In der Grill-Garage können sich Kunden zwar vor Ort Produkte ansehen, doch der Großteil seines Umsatzes läuft über den eigenen Online-Shop sowie andere E-Commerce Marktplätze.
Bereits vor über zehn Jahren hat Michael Dietrich die Chancen der Digitalisierung erkannt und in dieser Zeit eine Vielzahl seiner Dokumente digitalisiert. Mit seinem E-Commerce Shop und der steigenden Anzahl an Händlern und Herstellern wuchs allerdings auch der Papierkram, sei das als Papierdokument oder digitale Datei. Um diesem Papierkram Herr zu werden und trotz großer Dokumentenmengen trotzdem alles schnell wiederzufinden hat Michael fileee entdeckt und verwaltet damit seit 2022 sowohl seine geschäftlichen als auch privaten Dokumente.
"Als Unternehmen hat man entsprechende Aufbewahrungspflichten. Und jeder, der schon mal eine Steuerprüfung hinter sich hat, weiß, welche Herausforderungen das mit sich bringen kann. Da ist es für mich sehr, sehr wichtig, einen zentralen Ort zu haben, wo ich alle firmenrelevanten Dokumente abgelegt habe, der sicher verschlüsselt und revisionssicher ist."
Michael Dietrich
Gründer & Geschäftsführer von Alles-Luxus.de
The challenge
Auch wenn Alles-Luxus.de eine kleine Firma ist - als E-Commerce Shop mit verschiedenen Herstellern und Lieferanten und einer steigenden Anzahl an Bestellungen kommen schnell eine Menge Dokumente zusammen. Über 80 % der Dokumente wird dabei bereits digital zugestellt, was einerseits zwar den Papierberg auf dem Schreibtisch reduziert, andererseits allerdings die Herausforderung der digitalen Organisation mit sich bringt, um schnell Dokumente wieder zu finden. Auch das Digitalisieren der Papierdokumente fraß doppelt Zeit, da sowohl das Original als auch die Datei nun archiviert werden mussten. Viele Softwarelösungen gestalteten sich beim Ausprobieren als zu umständlich oder komplex.
"fileee ist sehr, sehr einfach strukturiert, und dabei sehr, sehr übersichtlich aufgebaut. Ich habe, glaube ich, keine 10 Minuten gebraucht, um die Struktur zu verstehen und entsprechend damit umgehen zu können. Jeder, der es das erste Mal benutzt: es ist sehr, sehr intuitiv gestaltet, man kommt damit sehr, sehr schnell zurecht."
Michael Dietrich
Gründer & Geschäftsführer von Alles-Luxus.de
The solution
Mit fileee kann Alles-Luxus.de einerseits die große Menge an Dokumenten archivieren als auch alles schnell wiederfinden, ohne viel Zeit in das Verwalten zu investieren. Dabei nutzt Michael Dietrich vor allem die E-Mail-Weiterleitung und den Scanner für den Dokumentenimport. Über den Scanner oder E-Mail-Weiterleitungsregeln vergibt Michael Dietrich automatisiert Tags und teilt Dokumente in entsprechenden Spaces, sodass auch bei großen Dokumentenmengen der Arbeitsaufwand für das digitale Verwalten minimal ist. Über 85 % der Dokumente werden so automatisiert in fileee strukturiert. Mit der Volltexterkennung und den Filtern findet Michael auch unterwegs am Handy jedes Dokument innerhalb kürzester Zeit. Und dank der Aufgabenfunktion verpasst er auch bei einer Vielzahl an Eingangsrechnungen keine Zahlungsfrist.
“Die Dokumentenanalyse mit Volltexterkennung und automatischer Bennenung ist für mich eine der wichtigsten Funktionen, die mich in meiner täglichen Arbeit unterstützt. Ich schicke das Dokument über die E-Mail an fileee, es wird über die Volltexterkennung erkannt, von welchem Absender das Dokument kommt, dadurch wird es entsprechend benannt; es wird erkannt, ob es eine Rechnung ist und welche Rechnungspositionen darin sind, und was für mich noch sehr, sehr wichtig und ein ausschlaggebender Punkt ist: Wenn die Rechnung erkannt wird, zeigt fileee mir sogar an, wann ist die Rechnung fällig. Und ich bekomme von fileee automatisch eine Mail als Erinnerung, deine Aufgabe ist fällig, sodass ich auch keine Eingangsrechnungen verpasse zu bezahlen. Und das ist natürlich in meinem Business, wo man viele verschiedene Eingangsrechnungen über die verschiedensten Wege bekommt immer tricky, alle im Blick zu haben. Da unterstützt mich fileee.”
Michael Dietrich
Gründer & Geschäftsführer von Alles-Luxus.de
"Wie man sieht bekomme ich ca. 150 Dokumente pro Monat, das ist nicht gerade wenig. Und wenn man auch nur zwei, drei Minuten pro Dokument rechnet, um ein Dokument zu bearbeiten - wobei zwei, drei Minuten wahrscheinlich gar nicht reichen werden, wenn ich ein Dokument in Papierform mir angucke, es dann entsprechend loche und im Ordner abhefte - dann bin ich wahrscheinlich schnell bei fünf Minuten pro Dokument. Ein Großteil der Dokumente kommt bei fileee elektronisch, das heißt, ich muss sie nicht mal anfassen, ich mach gar nichts, also diese Zeitersparnis habe ich definitiv schon mal. Und für jedes Dokument, das in Papierform kommt: Auspacken, Scannen und in die fileee Box, das sind keine zwei Minuten, die ich für ein Dokument benötige, bis es entsprechend abgelegt und in fileee hinterlegt ist. Es spart mir sehr, sehr viel Zeit."
Michael Dietrich
Gründer & Geschäftsführer von Alles-Luxus.de
WEBINAR: Best Practice DMS für E-Commerce Shop: Wie Alles-Luxus.de Dokumente mit fileee DMS verwaltet
All incoming and outgoing invoices in one place: Learn how the online store Alles-Luxus.de manages documents completely digitally with fileee and communicates with the tax advisor. This webinar uses a best practice example to show you how you can easily import many documents into fileee, just like in an e-commerce store, and how the intuitive DMS together with the fileeeBox replaces cumbersome paper filing. Get concentrated expertise with subsequent live Q&A for your open questions.
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