Die digitale Personalakte ist zu einem Eckpfeiler moderner Personalverwaltung geworden. Mit der zunehmenden Digitalisierung und dem Bedarf an effizienten Verwaltungssystemen stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre papierbasierten Akten in eine digitale Umgebung zu überführen. Die Anforderungen an eine solche digitale Personalakte sind vielfältig und umfassen Aspekte wie Sicherheit, Zugänglichkeit, Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit. Ein ganzheitlicher Ansatz zur Verwaltung sensibler Mitarbeiterdaten, der die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und Datenschutzrichtliniengewährleistet, ist essenziell. Die digitale Personalakte sollte eine einfache Suche, einen schnellen Zugriff auf relevante Informationen sowie die Möglichkeit zur nahtlosen Integration in bestehende Systeme bieten. Ihre Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Unternehmensstrukturen und Anforderungen ist entscheidend für ihre Effektivität und ihren langfristigen Nutzen
Welche Nachteile haben Papierakten?
Papierakten, obwohl sie über viele Jahre hinweg eine fundamentale Rolle in der Organisation und Verwaltung von Informationen gespielt haben, weisen einige inhärente Nachteile auf, die im Zeitalter der digitalen Transformation vermehrt in den Fokus rücken.
Hier ein Überblick hinsichtlich der Nachteile von Papierakten:
- Platzbedarf: Papierakten erfordern physischen Stauraum, was zu Platzproblemen und zusätzlichen Kosten für Archivräume führen kann.
- Suchaufwand: Das Finden von bestimmten Informationen in Papierakten kann zeitaufwändig sein, besonders in großen Archiven, da es keine effizienten Suchfunktionen wie beim digitalen Dokumentenmanagement
- Aktualisierungsaufwand: Änderungen oder Aktualisierungen in Papieraktenerfordern manuelle Eingriffe, was im Vergleich zu digitalen Systemen weniger effizient ist und Fehler heraufbeschwört.
- Sicherheitsrisiken: Auch wenn wir uns sicherer fühlen, wenn wir ein physisches Stück Papier vor uns haben versus ein digitales Dokument, Papierdokumente sind anfällig für physischen Verlust oder Beschädigung durch Feuer, Wasser oder andere unvorhergesehene Ereignisse, was zu einem potenziellen Verlust von wichtigen Informationen führen kann.
- Eingeschränkter Zugriff: Der Zugriff auf Papierakten ist oft an einen physischen Standort gebunden, was die Flexibilität und Schnelligkeit beider Informationsabfrage einschränken kann.
- Kosten: Die Verwendung von Papier, Druckern, Tinten und Archivräumen verursacht zusätzliche Kosten für Unternehmen. Zudem kann die manuelle Verwaltung von Papierakten zu höheren Personalkosten führen.
- Umweltauswirkungen: Die Papierproduktion hat Umweltauswirkungen, da sie Ressourcen wie Holz und Wasser verbraucht.
Insgesamt zeigen diese Nachteile, dass Papierakten im Vergleich zu digitalen Alternativen einige Herausforderungen in Bezug auf Effizienz, Sicherheit und Kosten mit sich bringen können.
Das Dokumentenmanagement-System als Grundlage der digitalen Personalakte
Die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die digitale Personalakte bietet im Vergleich zu einem dedizierten Systemmehrere Vorteile. Durch die Integration aller Unternehmensdokumente in einem DMS wird die Effizienz gesteigert, da die Personalakten nahtlos mit anderen Dokumenten und Abteilungen verknüpft sind. Diese ganzheitliche Herangehensweise ermöglicht eine effektivere Zusammenarbeit und verbessert die Arbeitsprozesse und erbringt Kostenersparnisse durch weniger Softwarelizenzen und einen geringeren Schulungsaufwand.
Ein effektives DMS bildet daher das Rückgrat für die
Verwaltung digitaler Personalakten in Unternehmen. Durch die Digitalisierung und Speicherung sämtlicher Personalunterlagen in einem DMS werden
zahlreiche Vorteile realisiert. Die elektronische Erfassung, Speicherung und Organisation von Dokumentenermöglichen eine
effiziente Verwaltung von Mitarbeiterdaten. Durch die
Indexierung und Kategorisierung von Dokumenten können Informationen innerhalb kürzester Zeit gefunden und bearbeitet werden. Dies spart Zeit und steigert die Produktivität im Umgang mit Personalakten. Ebenso spielt die Sicherheit eine entscheidende Rolle. Ein qualitativ hochwertiges DMS bietet Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffsbeschränkungen und Verschlüsselung, um die Vertraulichkeit sensibler Personaldaten zu gewährleisten. Die Compliance mit gesetzlichen Vorschriften ist ein weiterer Pluspunkt. Digitale Aufbewahrungsmethoden helfen dabei, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Neben der reinen Speicherung bieten viele DMS auch Funktionen zur Automatisierung von Prozessen.
Praxistipp: Eine digitale Lösung wie fileee zeichnet sich durch Benutzerfreundlichkeit und ein einfaches Handling aus. Um eine digitale Personalakte anzulegen, kreierst Du in fileee ganz unkompliziert ein Space mit dem jeweiligen Mitarbeiternamen und teilst dieses Space beispielsweise mit der HR-Abteilung und dem betreffenden Mitarbeitenden. Die einzelnen Dokumente der elektronischen Personalakte können zur besseren Übersicht zudem mit verschiedenen Tags versehen werden. Das erleichtert die Suche nach spezifischen Unterlagen. Wenn Du wissen möchtest, wie unser Kunde Friseursalon TOPP&TOPP seine Personalakte umsetzt, dann informiere dich
hier.Auf was muss man bei der Umstellung auf eine digitale Personalakte achten?
Wenn man als Unternehmen die digitale Personalakte einführen möchte, muss man sich darüber im Klaren sein, dass eine solche Umstellung unterschiedliche Herausforderungen mit sich bringen kann, denn hinsichtlich der Verarbeitung von personenbezogenen Daten müssen Unternehmen sehr rigide darauf achten, gemäß der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz zu handeln. Sie sind dazu verpflichtet, sich mithilfe einer Klausel im Arbeitsvertrag oder aber über eine Betriebsvereinbarung das Einverständnis hinsichtlich der Speicherung und Weiterverarbeitung von sensiblen Daten erteilen zu lassen. Mitarbeitende sollten transparent über die Umstellung auf digitale Akteninformiert werden. Dies umfasst Details zu den neuen Prozessen, Datenschutzmaßnahmen und ihren Rechten im Umgang mit digitalen Personalakten. Vor der Einführung einer digitalen Personalakte sollte man sich daher zunächst unterschiedliche Fragen stellen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und sicherzugehen, dass die Bedürfnisse des Unternehmens und von dessen Mitarbeitenden erfüllt werden.
- Haben die Mitarbeitenden ihr Einverständnis hinsichtlich der digitalen Verarbeitung ihrer Unterlagen erteilt?
- Erfolgen die Digitalisierung und Speicherung in Übereinstimmung mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)?
- Wie werden die alten, papierbasierten Mitarbeiterakten ordnungsgemäß vernichtet? Werden hierbei Datenschutz- und Umweltstandards beachtet?
- Wurde der/die firmeninterne Datenschutzbeauftragte über die geplante Digitalisierung der Personalakten in Kenntnis gesetzt?
- Welche Maßnahmen werden ergriffen, um zu gewährleisten, dass vertrauliche Daten weder verloren gehen noch unautorisierten Personen zugänglich werden?
Nur durch umfassende Klärung dieser Aspekte kann eine problemlose und
rechtlich konforme Einführung der digitalen Personalakte erfolgen.
Obwohl mit dem überarbeiteten Nachweisgesetz von August 2022 dem Wunsch nach einem papierlosen Büro einige Steine in den Weg gelegt wurden, da Dokumente – darunter auch Änderungen von Altverträgen – schriftlich und handsigniert vorgelegt werden müssen, können die Mitarbeitenden von HR-Abteilungen sich freuen: eSignaturen bleiben dank der eIDAS-Verordnung gültig. Sie können Ihre HR-Prozesse wie beispielsweise das Onboarding von neuen Mitarbeitenden inklusive Arbeitsvertrag mit
ThinkOwl und fileee Conversations weiterhin 100 % digital unterstützt gestalten. Alle rechtlichen Voraussetzungen werden erfüllt. Mehr dazu und wie HR-Prozesse trotz neuem Nachweisgesetz digital funktionieren können, erfährst Du
hier.
Was sind die Vorteile einer digitalen Personalakte?
Die Einführung digitaler Personalakten bietet für Unternehmen nicht nur Herausforderungen, sondern auch eine Vielzahl von Vorteilen, die die Effizienz der HR-Verwaltung erheblich steigern können:
- Flexibler Zugriff: Digitale Personalaktenermöglichen einen sofortigen und einfachen Zugriff auf Mitarbeiterinformationen von jedem Ort aus, was die Reaktionszeit auf Anfragen beschleunigt. Autorisierte Personen können außerdem von verschiedenen Geräten aus auf die elektronischen Personalaktenzugreifen, was die Flexibilität und Mobilität im Arbeitsalltag fördert, sofern auf eine Cloud-Anwendung wie fileee gesetzt wurde. Auch für Mitarbeitende ergibt sich der entscheidende Vorteil, dass sie alle ihre Dokumente an einem Ort gesammelt haben und von allen Endgeräten aus darauf zugreifen können.
- Platzersparnis: Durch die Eliminierung physischer Akten und den Wechsel zu digitalen Daten reduziert sich der Bedarf an physischem Stauraum, was zu Kosteneinsparungen und einer effizienteren Raumnutzung führt.
- Effiziente Suche: Suchfunktionen in Dokumentenmanagement-Systemen ermöglichen eine schnelle und präzise Suche nach spezifischen Informationen, was den Aufwand für manuelle Suchen erheblich reduziert.
- Einfache Aktualisierung: Elektronische Personalakten können leicht aktualisiert werden, und Änderungen lassen sich schnell und unkompliziert in das System integrieren, im Gegensatz zu manuellen Aktualisierungen in physischen Akten.
- Sicherheitskontrollen: Digitale Systeme ermöglichen eine präzise Kontrolle über den Zugriff auf sensible Mitarbeiterdaten. Zugriffsrechte können individuell festgelegt werden, um Datenschutz und Sicherheit zu gewährleisten.
- Archivierung: Die digitale Archivierung optimiert die Langzeitverwaltung von Mitarbeiterdaten, bietet schnellen Zugriff und gewährleistet dabei gleichzeitig die Datensicherheit und Compliance.
- Umweltfreundlichkeit: Die Digitalisierung reduziert den Bedarf an Papier und trägt somit zu einer umweltfreundlicheren Büroumgebung bei.
Wie digitalisiert man eine Personalakte?
Die Digitalisierung von Personalakten ist ein wichtiger Schritt zur Modernisierung von HR-Prozessen. Hier sind einige Schritte, die Unternehmen beider Digitalisierung ihrer Personalakten befolgen sollten:
- Die Digitalisierung von Personalakten erfordert zunächst die Auswahl einer geeigneten Software oder eines passenden Dokumentenmanagement-Systems, die den Anforderungen des Unternehmensentspricht und dabei Sicherheitsstandards und Benutzerfreundlichkeit berücksichtigt. Hier können signifikant Kosten gespart werden, wenn auf eine Lösung gesetzt wird, die mehr Prozesse im Unternehmen abbilden kann als nur die digitale Personalakte.
- Nach der Auswahl erfolgt die Migration bestehender physischer oder digitaler Personalakten in das neue System. Dabei ist darauf zu achten, dass alle relevanten Informationen korrekt übertragen werden, um die Datenintegrität zu wahren.
- Die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen ist entscheidend, um die Vertraulichkeit sensibler Mitarbeiterdaten zu gewährleisten. Dazu gehören Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und andere Sicherheitsprotokolle, die unbefugten Zugriff verhindern sollen.
- Schulungen für Mitarbeitende sind ein weiterer Schritt, um sicherzustellen, dass diese sich mit dem neuen Dokumentenmanagement-System vertraut machen können. Diese Schulungen sollten Aspekte wie die korrekte Nutzung der Software, Datenschutzbestimmungen und andere relevante Richtlinien abdecken.
- Die Standardisierung von Prozessen ist wichtig, um eine einheitliche Erfassung und Aktualisierung von Informationen in den digitalen Personalakten zu erleichtern. Zudem sollte eine nahtlose Integration mit anderen HR-Systemen und Unternehmensanwendungen erfolgen, um einen effizienten Informationsaustausch zu ermöglichen.
- Regelmäßige Backup-Strategien sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass Mitarbeiterdaten im Falle eines Systemausfalls oder Datenverlusts wiederhergestellt werden können. Gleichzeitig muss darauf geachtet werden, dass die digitalen Personalakten den gesetzlichen Vorschriften und Datenschutzbestimmungenentsprechen, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
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Welche Daten gehören in eine digitale Personalakte?
Der Aufbau einer digitalen Personalakte ist vielschichtig und beinhaltet eine breite Palette an Informationen, die sowohl persönliche als auch arbeitsbezogene Aspekte abdecken. Grundlegend beginnt die Akte mit den persönlichen Angaben des Mitarbeitenden, darunter Name, Geburtsdatum und Kontaktdaten. Im Anschluss finden sich sämtliche Arbeitsverträge und dazugehörige Bedingungen, welche die Grundlage der beruflichen Zusammenarbeit bilden. Ein wesentlicher Bestandteil der Personalakte umfasst die Bewerbungsunterlagen des Mitarbeitenden, angefangen beim Lebenslauf über das Anschreiben bis hinzu relevanten Zeugnissen und Zertifikaten. Diese Unterlagen bieten nicht nur Einblicke in die berufliche Qualifikation, sondern auch in die persönliche Entwicklung und Expertise des Mitarbeitenden. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf den Qualifikationen und Weiterbildungen, welche eine kontinuierliche Entwicklung und Anpassung an berufliche Anforderungen widerspiegeln. Leistungsbeurteilungen und Zielsetzungen dokumentieren die individuelle Performance und geben Aufschluss über Stärken sowie Verbesserungspotenziale. Die elektronische Personalakte beinhaltet zudem Informationen zu Gehalts- und Bonusstrukturen, umfassende Daten zu Urlaubsansprüchen, Krankheitszeiten und arbeitsrechtliche Angelegenheiten. Die Korrespondenz, sei es inschriftlicher Form, per E-Mail oder direkt über eine Chat-Funktion in dem Mitarbeiterspace, wie fileee es anbietet, ergänzt das Bild um die Kommunikation zwischen Mitarbeitendem und Unternehmen. Nicht zuletzt finden sich in der elektronischen Personalakte auch Angaben zu Notfallkontakten sowie Datenschutz-und Einwilligungserklärungen. Die Sicherheitsmaßnahmen, darunter Zugriffsberechtigungen und Protokolle, gewährleisten die Vertraulichkeit und Integrität der in der Personalakte enthaltenen sensiblen Informationen. Die Struktur der digitalen Personalakte sollte intuitiv und leicht navigierbar sein. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass autorisierte Personen schnell auf die benötigten Informationen zugreifen können, während gleichzeitig Datenschutz und Sicherheit gewährleistet sind. Die Verwendung von Kategorien und Suchfunktionen kann dazu beitragen, die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern.
Hier alle wichtigen Dokumente der elektronischen Personalakte im Überblick:
- Bewerbungsunterlagen: Personaldaten, Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Referenzen und andere Unterlagen, die im Rahmen der Bewerbung eingereicht wurden.
- Arbeitsvertrag: Eine Kopie des unterzeichneten Arbeitsvertrags.
- Gehalts- und Steuerunterlagen: Informationen zu Gehalt, Steuerklasse, Sozialversicherungsbeiträgen und anderen finanziellen Aspekten
- Leistungsbewertungen: Regelmäßige Bewertungen der Leistung des Mitarbeitenden, Feedback und Entwicklungsgespräche
- Fort- und Weiterbildungsnachweise: Dokumente, die die Teilnahme an Schulungen, Seminaren oder Weiterbildungsmaßnahmen belegen.
- Korrespondenz: Jegliche offizielle Korrespondenz, die den Mitarbeitenden betrifft, wie zum Beispiel Briefe oder E-Mails zu Beförderungen, Versetzungen oder Disziplinarmaßnahmen.
- Krankheits- und Urlaubsunterlagen: Dokumentation von Krankheitszeiten, ärztlichen Attesten und Urlaubsanträgen.
- Notfallkontaktinformationen: Aktuelle Notfallkontaktinformationen des Mitarbeitenden.
Es ist wichtig zu beachten, dass der genaue Inhalt einer elektronischen Personalakte je nach Unternehmen variieren kann. Es ist immer ratsam, sich mit den geltenden rechtlichen Bestimmungen vertraut zu machen, um sicherzustellen, dass die digitale Personalakte den erforderlichen Standards entspricht.
Die digitale Personalakte – müssen Originaldokumente aufbewahrt werden?
Mit der Einführung der digitalen Personalakte stellt sich die Frage nach der Aufbewahrung von Originaldokumenten. Ein sorgfältiges Archivierungsverfahren ist entscheidend, um die Integrität und Rechtsgültigkeit von Originaldokumenten zu gewährleisten. Unternehmen sollten klare Richtlinien für die sichere Aufbewahrung physischer Unterlagenfestlegen, die nicht digitalisiert werden können oder für die eine Originalversion benötigt wird. Die Aufbewahrungsfristen der unterschiedlichen Unterlagen einer Personalakte variieren gesetzlich und hängen immer von der Art des jeweiligen Dokuments ab. Diese Fristen sollten unbedingt eingehalten werden, was bedeutet, dass Originaldokumente nicht frühzeitig vernichtet oder gelöscht werden sollten, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Die revisionssichere Archivierung der digitalen Personalakte
Die
revisionssichere Archivierung von digitalen Personalakten ist entscheidend, besonders im Hinblick auf Datenschutzbestimmungen und gesetzliche Vorschriften. Eine
revisionssichere Archivierung gewährleistet, dass einmal gespeicherte Daten unveränderbar bleiben und einem klaren Nachvollziehbarkeit und Auditierung unterliegen.
Um die Revisionssicherheit zu gewährleisten, sind verschiedene Aspekte zu berücksichtigen:
- Unveränderbarkeit: Einmal gespeicherte Daten dürfen nicht manipuliert werden können. Jede Änderung sollte nachvollziehbar sein, beispielsweise durch Versionierung oder digitale Signaturen.
- Zugriffskontrolle: Es ist wichtig, den Zugriff auf diese Daten zu beschränken und zu dokumentieren, wer welche Änderungen vorgenommen hat.
- Langfristige Aufbewahrung: Die Daten müssen über einen definierten Zeitraum hinweg aufbewahrt werden, gemäß den gesetzlichen Anforderungen, ohne an Integrität zu verlieren.
- Compliance mit rechtlichen Standards: Die Archivierung mussden gesetzlichen Vorschriften und branchenspezifischen Regularien entsprechen.
- Sicherung vor Datenverlust: Maßnahmen wie regelmäßige Backups oder redundante Speicherung sind notwendig, um Datenverlust zu vermeiden.
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