Digitales Dokumentenmanagement

Digitales Dokumentenmanagement kurz erklärt:

Anforderungen an ein digitales Dokumentenmanagement

As part of the GoBD, audit-proof storage describes the storage of digital data in terms of correctness, completeness, security, availability, traceability, immutability and access protection. These are to be understood as central requirements for audit security and are recorded in chapter three under "General requirements" of the GoBD guidelines:

Table of contents

Digitales Dokumentenmanagement: Wie funktioniert ein DMS?
Welche Vorteile bringt ein digitales Dokumentenmanagement?
Was gehört in Dokumentenmanagementsysteme?
Für wen eignet sich ein digitales Dokumentenmanagement?
Welche Abteilungen profitieren vom digitalen Dokumentenmanagement?
Rechtskonformität des digitalen Dokumentenmanagements

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Die Informationsverwaltung in Deinem Unternehmen kann durch ein digitales Dokumentenmanagement revolutioniert und langfristig stark vereinfacht werden. Die Wahl der richtigen Software trägt dazu bei, die Arbeitsabläufe in Deinem Betrieb zu optimieren, Compliance sicherzustellen und die Effizienz der Verwaltung von Dokumenten zu steigern. Unternehmen können auf diese Weise die Zusammenarbeit ihrer Mitarbeitenden vereinfachen, gesamte Arbeitsprozesse entflechten und somit schlussendlich Kosten einsparen. Durch den Gebrauch von digitalen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) können sich Unternehmen in einer zunehmend vernetzten Welt besser positionieren.

Digitales Dokumentenmanagement: Wie funktioniert ein DMS?

Dokumentenmanagementsysteme lassen sich in vier verschiedene grundlegende Handlungsabläufe gliedern, die ihre Funktionsweise verdeutlichen:

Dokumentenerfassung (Scannen)
‍Dieser Prozess beginnt mit der Erfassung von Dokumenten, sei es in physischer Form oder bereits digital vorliegend. Mithilfe von Scannern oder anderen digitalen Erfassungsgeräten werden die Dokumente digitalisiert und in das DMS importiert.
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‍Strukturierung und digitale Ablage
‍Die erfassten Dokumente werden nun entsprechend einer vordefinierten Struktur organisiert. Diese Struktur kann beispielsweise Abteilungen, Projekten oder Themen entsprechen. Die Dokumente werden digital abgelegt, wodurch eine übersichtliche und geordnete Datenstruktur entsteht. Dabei sind gute Dokumentenmanagementsysteme keine einfache digitale Abbildung der alten Ordnerstrukturen, sondern moderne und digitale Lösungen für Deine Dokumente.

Die fileee DMS-Software ermöglicht Dir eine unkomplizierte Verwaltung Deiner Dokumente. Anstelle komplexer Ordnerstrukturen kannst Du in fileee ganz einfach Tags vergeben, mithilfe derer Du Deine Unterlagen organisieren kannst. Darüber hinaus findest Du Deine Dokumente auch schnell mit der Volltextsuche.

Unsere fileee Spaces tragen ebenfalls zur Strukturierung Deiner Ablage bei. Hier kannst Du Dokumente mit anderen Personen teilen. Das Besondere daran ist, dass in fileee keine Duplikate existieren, was ein unübersichtliches Dokumentenchaos verhindert. Ein und dasselbe digitale Dokument kann nämlich gleichzeitig in verschiedenen fileee Spaces vorhanden sein und unter verschiedenen Tags zu finden sein. So musst Du Dich nicht entscheiden, in welchem “Ordner” Du ein bestimmtes Dokument abheftest.

‍Freigabe, Bearbeitung und Verwaltung
‍Innerhalb des DMS können autorisierte Mitarbeitende auf die Dokumente zugreifen. Dies ermöglicht die Freigabe, Bearbeitung und Verwaltung der Daten in einem kontrollierten Umfeld. Die Zusammenarbeit von Kolleg:innen wird erleichtert, da mehrere Benutzer:innen gleichzeitig mit einem Dokument arbeiten können.Mit fileee Teams kannst Du einen Team-Account einrichten, Deine Kolleg:innen hinzufügen und ihnen individuelle Freigaben und Rechte zuweisen. Entsprechend ihres Aufgabenbereichs erhalten sie so Zugriff auf die für sie relevanten Rechte und können Dokumente entweder nur einsehen oder auch bearbeiten und mit Tags versehen, Metadaten ändern oder Spaces verwalten.

‍Revisionssichere Archivierung
Ein zentraler Aspekt ist die revisionssichere Archivierung. Das bedeutet, dass Dokumente in einer Form gespeichert werden müssen, die Manipulationen oder Änderungen nachträglich ausschließt. Dies ist insbesondere im Hinblick auf rechtliche Anforderungen und Compliance von großer Bedeutung.fileee Business ermöglicht Dir eine revisionssichere Archivierung Deiner Dokumente und erfüllt ebenfalls die nötigen Anforderungen der GoBD.

Welche Vorteile bringt ein digitales Dokumentenmanagement?

Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, die die Effizienz und die Gesamtleistung eines Unternehmens erheblich steigern können:

Zeitersparnis und erhöhte Produktivität: Ein zentrales DMS-System ermöglicht es den Mitarbeitenden, Dokumente in Sekundenschnelle zu finden, anstatt kostbare Zeit mit manuellen Suchen zu vergeuden. Dies führt zu einem deutlichen Anstieg der Produktivität, da weniger Zeit für das Aufspüren von Informationen aufgewendet wird. Mitarbeitende können sich stattdessen auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
Platzersparnis und Umweltaspekt: Der Übergang von physischen Papierdokumenten zu digitalen Formaten verringert nicht nur den Bedarf an physischem Stauraum, sondern trägt auch zur Nachhaltigkeit bei. Weniger Papierverbrauch bedeutet weniger Abfall und eine reduzierte Umweltbelastung. Unternehmen können somit ihren ökologischen Fußabdruck minimieren und gleichzeitig Kosten für Lagerung und Archivierung senken.
Effiziente Workflows und verbesserte Zusammenarbeit: Ein DMS unterstützt die Automatisierung von Workflows und Geschäftsprozessen, wodurch Arbeitsabläufe beschleunigt werden. Darüber hinaus fördert das digitale Dokumentenmanagement die Zusammenarbeit sowie Mitarbeiterzufriedenheit, da Teams gleichzeitig an Dokumenten arbeiten können, unabhängig von ihrem Standort.
Sicherheit und Datenschutz: Ein zentrales DMS-System bietet erweiterte Sicherheitsfunktionen, darunter Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und Authentifizierung. Dadurch wird sichergestellt, dass sensible Daten geschützt bleiben und nur befugte Personen Zugang haben. Die Möglichkeit, verschiedene Zugriffsebenen einzurichten, gewährleistet, dass nur diejenigen Mitarbeitenden auf bestimmte Dokumente zugreifen können, die dazu berechtigt sind.
Bessere Informationsverwaltung: Dokumentenmanagement Software erlaubt die strukturierte und konsistente Verwaltung von Informationen. Metadaten wie Erstellungsdatum, Kontakt oder Schlagwörter können den Dokumenten zugeordnet werden, was eine präzise Kategorisierung und leichtere Suche ermöglicht. Dies vereinfacht nicht nur die Organisation von Informationen, sondern trägt auch dazu bei, dass wertvolle Erkenntnisse aus den Daten gewonnen werden können.
Schnelle Reaktionsfähigkeit: In einer sich ständig verändernden Geschäftsumgebung ist die Fähigkeit, schnell auf Kundenanfragen, Markttrends oder interne Anforderungen zu reagieren, von entscheidender Bedeutung. Mithilfe von DMS-Software können Unternehmen Informationen in Echtzeit abrufen und somit schneller auf sich ändernde Umstände reagieren.
Langfristige Archivierung und Compliance: Ein digitaler Archivierungsansatz gewährleistet, dass wichtige Dokumente und Informationen langfristig aufbewahrt werden können, ohne durch physische Verschlechterung oder Verlust gefährdet zu sein. Darüber hinaus unterstützt ein DMS-System Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Richtlinien, da die revisionssichere Archivierung und die Protokollierung von Zugriffen zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen beitragen.

Was gehört in ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem setzt sich aus einer Vielzahl von Komponenten zusammen, die gemeinsam eine effiziente Verwaltung von Dokumenten ermöglichen.

Diese Komponenten umfassen:

Dokumentenerfassung: Sie ermöglicht das Scannen von physischen Unterlagen, den Import elektronischer oder sogar das Erstellen von neuen Dokumenten innerhalb der Dokumentenmanagementsysteme.
Speicherung und Archivierung: Hierbei handelt es sich um die sichere Aufbewahrung und strukturierte Organisation von Dokumenten in einer zentralen Datenbank. Dadurch wird gewährleistet, dass Dokumente leicht auffindbar und vor Verlust geschützt sind.
Indexierung: Metadaten wie Schlagwörter, Erstellungsdatum und Kontakt werden den Dokumenten zugeordnet. Diese Indexierung erleichtert die spätere Suche nach Dokumenten erheblich.
Suchfunktion: Die Dokumentenmanagement Software ermöglicht eine schnelle und effektive Suche nach Dokumenten mithilfe von Suchbegriffen. Dadurch können Nutzende benötigte Dokumente ohne zeitaufwändiges Durchsuchen von Ordnern finden.
Versionierung: Änderungen an Dokumenten sind einfach nachzuvollziehen, um den Verlauf von Dokumentenänderungen zu überwachen und auf frühere Informationen zuzugreifen.
Workflow-Management: Geschäftsprozesse und Genehmigungsworkflows können mithilfe der DMS-Software automatisiert werden. Dokumentenmanagementsysteme können Benachrichtigungen senden, wenn Schritte im Workflow abgeschlossen sind, und sicherstellen, dass alle erforderlichen Schritte eingehalten werden.
Zugriffskontrolle: Das DMS-System ermöglicht es, den Zugriff auf Dokumente zu steuern. Nur berechtigte Benutzer:innen oder Gruppen haben Zugang zu bestimmten Dokumenten, was die Sicherheit und Vertraulichkeit gewährleistet.
Integration: DMS sollten in der Regel über Schnittstellen mit anderen Diensten verknüpft werden können, um den Informationsfluss und die Zusammenarbeit zu verbessern.

fileee bietet diese wichtigen Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen. Hierzu gehört beispielsweise Buchhaltungssoftware wie DATEV, lexoffice, Agenda und SevDesk. Durch die Integration von Cloudspeicherdiensten eröffnet sich zudem die Möglichkeit, fileee nahtlos mit verschiedenen anderen Diensten zu verbinden.

Für wen eignet sich ein digitales Dokumentenmanagement?

Ein digitales Dokumentenmanagement ist eine Lösung von universellem Nutzen, die Unternehmen jeglicher Größe und Branche transformative Möglichkeiten eröffnet und der erste Schritt ist, um ein papierloses Büro umzusetzen. Kleinere Betriebe können mithilfe dieser Technologie manuelle Prozesse durch digitale Workflows ersetzen, was die Produktivität steigert und den Platzbedarf reduziert. Mittelständische Unternehmen, die oft mit wachsenden Datenmengen und komplexen Abteilungsstrukturen zu tun haben, können durch ein DMS-System Informationen zentral organisieren und den reibungslosen Austausch zwischen Teams fördern sowie Prozesse beschleunigen. Große Unternehmen und Konzerne profitieren von der Skalierbarkeit eines DMS, da es ihnen ermöglicht, die Informationsflut zu bewältigen und dabei die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und Rechtskonformität sicherzustellen.

‍Praxistipp: Um fileee kennenzulernen, bieten wir Dir die Möglichkeit, einen kostenlosen Demo-Termin mit uns zu buchen. Dabei informieren wir Dich live über die Funktionen von fileee und beantworten Dir natürlich gerne alle Fragen, die Du zu unserem DMS hast. Wir unterstützen Dich außerdem dabei, den für Dich und Dein Unternehmen passenden Tarif zu finden und eine passende DMS-Struktur für Dich zu erarbeiten.

Welche Abteilungen profitieren vom digitalen Dokumentenmanagement?

Ein digitales Dokumentenmanagement bringt in einem Unternehmen viele Vorteile mit sich und kann verschiedene Abteilungen positiv beeinflussen. Hier sind einige Abteilungen, die von einem solchen System profitieren können:
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Verwaltung und Administration
Die Verwaltungsabteilung ist oft mit der Erfassung, Speicherung und Organisation einer Vielzahl von Dokumenten wie Verträgen, Personalakten, Finanzunterlagen und interner Kommunikation betraut. Dokumentenmanagement Software unterstützt dabei, diese Dokumente effizient zu verwalten, schneller darauf zuzugreifen und den gesamten Verwaltungsprozess zu optimieren.

‍Finanz- und Rechnungswesen
Das Finanz- und Rechnungswesen ist stark auf die Verwaltung von Finanzdokumenten wie Rechnungen, Quittungen, Abrechnungen und Steuerunterlagen angewiesen. Für den Umstieg von einer manuellen auf eine digitale Rechnungsverarbeitung ist es sinnvoll, zunächst seinen Rechnungseingang zu digitalisieren. Dokumentenmanagementsysteme vereinfachen den Workflow ebenso für die Buchhaltung und Rechnungsprüfung, indem sie den Zugriff auf relevante Unterlagen erleichtern, Genehmigungsprozesse automatisieren können und die Einhaltung von Finanzrichtlinien unterstützen. Dies hilft Unternehmen auch dabei, ihren Jahresabschluss optimal vorzubereiten und durchzuführen.

‍Personalwesen
Die Personalabteilung verwaltet eine Fülle von Mitarbeitendendaten, Verträgen, Schulungsdokumenten und Bewertungen. DMS-Software ermöglicht es, Personalakten sicher und zentral zu speichern, den Zugriff auf sensible Informationen zu steuern und Prozesse wie Mitarbeitendenbewertungen oder Genehmigungen von Urlaubsanträgen effizienter zu gestalten.

‍Vertrieb und Marketing
Im Vertrieb und Marketing werden oft Verkaufsunterlagen, Marketingmaterialien, Kundenkommunikation und Verträge verwaltet. Dokumentenmanagementsysteme erleichtern die gemeinsame Nutzung von aktuellen Verkaufs- und Marketingunterlagen, beschleunigen den Genehmigungsprozess für Verträge und ermöglichen eine bessere Nachverfolgung von Kundeninteraktionen.

‍Forschung und Entwicklung
In Forschungs- und Entwicklungsabteilungen werden Forschungsergebnisse, Prototypen, technische Dokumentationen und Patente erstellt und verwaltet. Ein DMS-System ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit zwischen R&D-Teams (Research & Development), erleichtert den Zugriff auf technische Unterlagen und hilft, den Innovationsprozess zu beschleunigen.

‍Kundenbetreuung und Support
Die Kundenbetreuung benötigt oft Zugriff auf Kundendaten, Support-Tickets und Serviceanfragen. Dokumentenmanagement Software hilft den Supportteams, Informationen schneller zu finden, den Kundenservice zu verbessern und die Reaktionszeit auf Kundenanfragen zu verkürzen.

‍Rechtsabteilung
Die Rechtsabteilung verwaltet rechtliche Dokumente wie Verträge, rechtliche Einschätzungen und gerichtliche Unterlagen. Ein DMS-System erleichtert die Suche nach relevanten rechtlichen Dokumenten, unterstützt die Einhaltung von Fristen und trägt zur rechtlichen Sicherheit des Unternehmens bei.

‍Qualitätsmanagement
Abteilungen für Qualitätsmanagement und -kontrolle müssen oft auf Qualitätsdokumente, Zertifikate und Prüfberichte zugreifen. Eine Dokumentenmanagement Software unterstützt die Dokumentation von Qualitätsprozessen, ermöglicht eine lückenlose Rückverfolgbarkeit und trägt zur Einhaltung von Qualitätsstandards bei.

Insgesamt profitieren fast alle Abteilungen in einem Unternehmen von digitalen Dokumentenmanagementsystemen. Die Effizienzsteigerung, bessere Zusammenarbeit, schnellere Informationszugriffe und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen sind nur einige der Vorteile, die ein solches System bietet und die zur Verbesserung der Leistung und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens beitragen können.

Rechtskonformität des digitalen Dokumentenmanagements

Hochwertige Dokumentenmanagementsysteme für Unternehmen sind darauf ausgelegt, revisions- und rechtssichere Standards zu erfüllen. Durch Funktionen wie die revisionssichere Archivierung, Dokumentenverfolgung und Zugriffsprotokolle trägt ein DMS dazu bei, die Integrität von Dokumenten zu gewährleisten und die Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen sowie branchenspezifischen Vorschriften zu unterstützen. Dies ist insbesondere in regulierten Branchen und für Unternehmen mit rechtlichen Verpflichtungen von entscheidender Bedeutung. Dennoch ist es wichtig, dass das DMS-System den spezifischen Compliance-Anforderungen eines Unternehmens gerecht wird und diese Anforderungen in der Implementierung berücksichtigt werden.

‍Hinweis: Ein digitales Dokumentenmanagement mit fileee Business erfüllt die Anforderungen der GoBD und gewährleistet Deinem Unternehmen die revisionssichere Archivierung Deiner elektronischen Dokumente.
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Any questions?

Digitales Dokumentenmanagement – Häufige Fragen

Welche Rolle spielen Metadaten im digitalen Dokumentenmanagement?

Metadaten sind Schlüsselinformationen über ein Dokument, wie z. B. Kontakt, Erstellungs- und Hochladedatum, Schlagwörter und Dateiformat. Sie spielen eine entscheidende Rolle, da sie die Suche und Organisation von Dokumenten erleichtern. Durch die Zuweisung von Metadaten können Dokumente effizient kategorisiert und schnell gefunden werden.

Wie kann ein Dokumentenmanagement-System bei der Zusammenarbeit zwischen externen Partnern und Lieferanten helfen?

Ein DMS-System ermöglicht es Unternehmen, externe Partner, wie beispielsweise Steuerberater:innen und Lieferanten in ihre Arbeitsabläufe einzubinden, indem sie ihnen gezielten Zugriff auf relevante Dokumente gewähren. Dies fördert die Zusammenarbeit, ohne die Sicherheit und Vertraulichkeit der Unternehmensdaten zu beeinträchtigen.

Welche Technologien unterstützen die Integration von Papierdokumenten in ein DMS?

Die Digitalisierung von Papierdokumenten kann mithilfe von Dokumentenscannern, mobilen Scan-Lösungen wie der fileee App und anschließender OCR (Optical Character Recognition) und KI-Technologien erfolgen. Diese Technologien erfassen und konvertieren physische Dokumente in digitale Formate, die in ein DMS-System hochgeladen werden können. Physische Originaldokumente können in der fileeeBox verwahrt werden.

Welche Auswirkungen hat die Migration von physischen Archiven zu einem DMS auf die Arbeitsabläufe?

Die Migration von physischen Archiven zu einem DMS kann anfangs zeit- und ressourcenaufwendig sein. Allerdings führt sie langfristig zu effizienteren Arbeitsabläufen, da Dokumente schneller gefunden werden können und manuelle Aufgaben wie Archivierung und Papierverwaltung wegfallen.

Wie unterstützt ein DMS die Einhaltung internationaler Datenschutzvorschriften wie der DSGVO?

DMS-Software bietet Tools zur Datenschutz-Compliance, wie z. B. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und die Möglichkeit zur Anonymisierung von personenbezogenen Daten. Diese Funktionen helfen Unternehmen, die Anforderungen internationaler Datenschutzvorschriften zu erfüllen. Alles zum Thema Sicherheit bei fileee findest Du hier.

Kann ein DMS bei der Umstellung auf Remote-Arbeit und hybride Arbeitsmodelle helfen?

Ja, ein DMS unterstützt Remote-Arbeit und hybride Arbeitsmodelle, indem es den Mitarbeitenden den Zugriff auf Dokumente von überall aus ermöglicht. Dies fördert die Flexibilität und Zusammenarbeit, unabhängig von der Arbeitsumgebung.

Wie können Unternehmen sicherstellen, dass ihre DMS-Lösung skalierbar ist?

Die Skalierbarkeit einer DMS-Lösung hängt von der Architektur und den Funktionen ab. Bei der Auswahl eines DMS sollten Unternehmen auf eine flexible Architektur, Cloud-Optionen und die Möglichkeit zur Anpassung an wachsende Anforderungen achten, um eine langfristige Skalierbarkeit zu gewährleisten. Hierbei lohnt es sich auch auf den Preis bei wachsender Teamgröße zu schauen.

Wie wirkt sich ein DMS auf die Langzeitarchivierung von Dokumenten aus?

Ein DMS erleichtert die Langzeitarchivierung, da Dokumente in einem sicheren, digitalen Format gespeichert werden können. Dies verhindert den physischen Verfall von Papierdokumenten und gewährleistet, dass wichtige Informationen über lange Zeiträume erhalten bleiben.

Digital document management

Definition digitales Dokumentenmanagement