Was versteht man unter einer XRechnung?

Als Kleinunternehmer oder Freiberufler hast Du wahrscheinlich schon von der XRechnung gehört. Aber was genau hat es damit eigentlich auf sich? Die XRechnung ist ein Standard für die elektronische Rechnungsstellung, der speziell für den Datenaustausch zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde. Genauer gesagt handelt es sich um einen XML-Datensatz, der alle relevanten Rechnungsinformationen in strukturierter Form enthält. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) hat diesen Standard im Auftrag des IT-Planungsrats entwickelt. Aber was bedeutet das konkret für Dich und Dein Unternehmen? Lass uns das genauer betrachten.

Gesetzliche Anforderungen und Fristen: Was muss ich beachten?

Seit dem 27. November 2020 sind alle Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen, dazu verpflichtet, eine XRechnung zu erstellen und dieses Format bei der Rechnungsübermittlung zu benutzen. Ab dem 1. Januar 2025 wird diese Verpflichtung auch auf den B2B-Bereich ausgeweitet. Das bedeutet, dass auch Rechnungen zwischen Unternehmen elektronisch im XRechnungs-Format erstellt und verschickt werden müssen. Für Dich als Kleinunternehmer oder Freiberufler ist es daher essenziell, Dich frühzeitig auf diese Umstellung vorzubereiten.

Muss ich eine XRechnung erstellen?

Wenn Du eine Rechnung an öffentliche Auftraggeber, also öffentliche Verwaltungen und Behörden in Deutschland, übermittelst, musst Du bereits eine XRechnung erstellen. Diese Verpflichtung gilt seit dem 27. November 2020. Ab dem 1. Januar 2025 wird es noch wichtiger für Dich, denn dann musst Du auch im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen (B2B) die XRechnung nutzen. Das heißt, dass Du ab diesem Zeitpunkt alle Rechnungen an andere Unternehmen oder öffentliche Auftraggeber im XRechnungs-Format übermitteln musst.

Besonders relevant ist das Erstellen einer XRechnung für Dich in folgenden Fällen:

1. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G): Wenn Du Waren oder Dienstleistungen an öffentliche Verwaltungen und     Behörden lieferst, musst Du Deine Rechnungen im XRechnungs-Format übermitteln. Das ist seit 2020 Pflicht.
2. Rechnungen im B2B-Bereich ab 2025: Ab dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht, eine XRechnung zu erstellen und auch im     Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen zu nutzen. Das bedeutet, dass Du dann auch Deine Rechnungen im B2B-Bereich im XRechnungs-Format stellen musst.
3. Rechnungen für Bauleistungen: Bei der Abrechnung von Bauleistungen gelten spezifische Rechnungstypen wie     Abschlagsrechnungen, Teilschlussrechnungen und Schlussrechnungen, die Du ebenfalls im XRechnungs-Format übermitteln     musst.

Unser Tipp: Bereite Dich also frühzeitig darauf vor, dass Du bald XRechnungen erstellen musst, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und von den Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung zu profitieren.

Woran erkenne ich eine XRechnung?

Eine XRechnung erkennst Du an mehreren spezifischen Merkmalen, die sie von anderen Rechnungsformaten unterscheidet. Hier sind einige der wichtigsten Eigenschaften, auf die Du achten solltest:

Charakteristika der XRechnung:

1. XML-Format: Die XRechnung ist immer im XML-Format. Das bedeutet, dass die Rechnungsdaten in einer strukturierten und maschinenlesbaren Datei gespeichert sind. Das XML-Format ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsinformationen.
2. Standardisierte Felder und Struktur: Eine XRechnung folgt der europäischen Norm EN-16931, die eine klare Struktur und spezifische Pflichtfelder definiert. Diese Felder umfassen unter anderem:

• Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Lieferdatum oder Leistungszeitraum
• Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
• Nettobeträge, Steuersätze und Steuerbeträge
• Bankverbindung des Rechnungsstellers

3. CIUS-Profil: Die XRechnung nutzt das Core Invoice Usage Specification (CIUS)-Profil, das spezifische Anpassungen und Erweiterungen der EN-16931 für den deutschen Markt enthält. Dies stellt sicher, dass alle notwendigen Informationen für die deutsche Verwaltung enthalten sind.
4. Validation und Fehlermeldungen: Eine XRechnung wird vor dem Versand validiert, um sicherzustellen, dass alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind und die Daten den geforderten Standards entsprechen. Bei Fehlern wird eine entsprechende Meldung generiert, die darauf hinweist, welche Informationen nicht vorhanden oder fehlerhaft sind.
5. Maschinenlesbarkeit: Im Gegensatz zu PDF-Rechnungen, die zwar digital sind, aber nicht strukturiert und maschinenlesbar, sind XRechnungen so gestaltet, dass sie von Softwarelösungen direkt ausgelesen und verarbeitet werden können.

Die Vorteile – So profitierst Du von der XRechnung

Du fragst Dich vielleicht, warum Du Dich mit der XRechnung beschäftigen solltest. Die Umstellung auf dieses standardisierte Format bietet nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch erhebliche betriebliche Vorteile. Von der Automatisierung Deiner Rechnungsprozesse bis hin zur Kosteneinsparung – die Vorteile sind vielfältig und können Dein Unternehmen effizienter und zukunftssicher machen. Daher solltest Du Dich auf jeden Fall mit der XRechnung vertraut machen!

Hier die wichtigsten Vorteile der XRechnung im Überblick:

• ‍Automatisierung und Effizienz: Mit der XRechnung kannst Du Deine Rechnungsprozesse weitgehend automatisieren. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Fehlerquellen, die bei der manuellen Eingabe von Daten auftreten können.‍
• Kostenersparnis: Durch den Wegfall von Papier und Porto sowie die Reduzierung des Verwaltungsaufwands kannst Du Deine Betriebskosten senken.‍
• Schnellere Zahlungen: Elektronische Rechnungen werden schneller bearbeitet und bezahlt, was Deine Liquidität verbessert.‍
• Compliance und Rechtssicherheit: Die Nutzung des standardisierten Formats stellt sicher, dass Deine Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und revisionssicher archiviert werden können.‍
• Umweltfreundlichkeit: Der Verzicht auf Papier trägt zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks bei.

Wie kann ich die XRechnung umsetzen?

Du fragst Dich sicherlich, wie Du die XRechnung in Deinem Unternehmen umsetzen kannst. Hier sind einige Schritte, die Dir dabei helfen können:

1. Wahl der richtigen Software
      
   Für die Erstellung und Verwaltung von XRechnungen gibt es verschiedene Softwarelösungen:

• Viele Buchhaltungs- und ERP-Systeme bieten mittlerweile Funktionen zur Erstellung von XRechnungen an.‍
• spezielle XRechnungs-Software: Es gibt spezialisierte Programme, die ausschließlich auf die Erstellung und Verwaltung von XRechnungen ausgelegt sind.‍
• Online-Generatoren: Diese ermöglichen die manuelle Erstellung von XRechnungen über eine Weboberfläche. Sie sind besonders für kleinere Unternehmen und Freiberufler geeignet, die nur gelegentlich Rechnungen stellen.

2. Integration und Testlauf
      
   Nach der Auswahl und Implementierung der Software solltest Du auf jeden Fall einen Testlauf durchführen, um sicherzustellen, dass alle Prozesse reibungslos funktionieren. Dabei solltest Du alle relevanten Szenarien, wie den Versand und Empfang von XRechnungen, durchspielen und testen, ob alles problemlos läuft.
3. Schulung Deiner Mitarbeitenden
      
   Falls Du Mitarbeitende hast, die mit der Rechnungsstellung betraut sind, sollten sie umfassend in die Nutzung der neuen Software eingewiesen werden. Dies kann durch interne Schulungen oder externe Workshops geschehen.
   
4. Kontinuierliche Überwachung und Optimierung
      
   Deine Prozesse sollten regelmäßig überprüft und bei Bedarf optimiert werden, um die Effizienz weiter zu steigern und mögliche Fehlerquellen zu eliminieren.

Kann ich eine XRechnung archivieren?

Na klar! Mit einem modernen Dokumentenmanagement-System(DMS) wie fileee kannst Du Deine XRechnungen nach der automatisierten Verarbeitung revisionssicher archivieren. Dabei ist es völlig egal, ob es sich um eingehende oder ausgehende Rechnungen handelt – das DMS sorgt dafür, dass alle Belege rechtssicher und vollständig abgelegt werden. Die digitale Archivierung läuft dabei ganz easy über ein Cloud-Storage-System, das natürlich alle rechtlichen Anforderungen erfüllt. So hast Du jederzeit und überall Zugriff auf Deine XRechnungen und musst Dir keine Sorgen um die Archivierung machen.

Die Rolle von fileee in Deinem XRechnungs-Management

Denke daran, dass beim digitalen Dokumentenmanagement die Rechnungsverwaltung genauso wichtig ist wie die Erstellung selbst. Hier kommt fileee ins Spiel. Mit fileee kannst Du alle Deine Dokumente, einschließlich XRechnungen, sicher und effizient verwalten. Die automatisierte Dokumentenerfassung, Kategorisierung und revisionssichere Archivierung machen fileee zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Dein Unternehmen. So kannst Du Dich auf das Wesentliche konzentrieren und sicherstellen, dass Deine Dokumente jederzeit griffbereit und gesetzeskonform sind. Profitiere von den Möglichkeiten, die Dir fileee bietet, um Dein Dokumentenmanagement auf das nächste Level zu heben und nutze gemeinsam mit Deinen Kolleg:innen unser smartes und einfach zu verstehendes Dokumentenmanagementsystem!

Hier die Vorteile von fileee imÜberblick:

Automatisierte Dokumentenerfassung: fileee ermöglicht die automatisierte Erfassung von Rechnungen über verschiedene Kanäle, wie E-Mail oder Scanner und erleichtert Deine Rechnungsverwaltung.

• ‍Kategorisierung und Volltextsuche: Durch die automatische Kategorisierung und Volltextsuche kannst Du Rechnungen schnell und einfach wiederfinden.‍
• revisionssichere Archivierung: Alle Dokumente werden revisionssicher archiviert, was den gesetzlichen Anforderungen entspricht.‍
• intelligente Sortierung und Tags: fileee erkennt automatisch die Art, den Absender, Daten und Fristen von Dokumenten, wodurch eine manuelle Eingabe unnötig wird. Mithilfe von Tags können Dokumente schnell und einfach kategorisiert werden.‍
• automatische Erinnerungen: fileee erinnert Dich per Push-Benachrichtigung an wichtige Termine und offene Rechnungen, sodass Du nie wieder eine Frist verpasst.‍
• Datenschutz und Sicherheit: Deine Dokumente werden bei einem deutschen Serveranbieter gespeichert und durchinnovative Verschlüsselungstechnologien sowie Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt.‍
• Teilen von Dokumenten: Du kannst Dokumente im Team, mit Mitarbeitenden oder extern mit Kunden und Steuerberatern rechtssicher und ohne Medienbrüche teilen.‍
• automatisches Löschdatum: Mit fileee PREMIUM Business kannst Du ein automatisches Löschdatum für Dokumente festlegen, um die Verwaltung noch effizienter zu gestalten.‍
• Synchronisation über alle Geräte: Deine Dokumente sind auf all deinen Geräten synchronisiert und somit jederzeit und überall griffbereit.

XRechnung leichtgemacht: So profitierst Du vom fileee DMS

Die XRechnung bietet Dir nicht nur eine gesetzeskonforme Lösung, sondern auch jede Menge Vorteile. Stell Dir vor, wie viel Zeit und Geld Du sparen kannst, wenn Du Papier, Drucker und Porto hinter Dir lässt und stattdessen Deine Rechnungen digital und automatisch verarbeitest. Bis zu 70 % Kosteneinsparung und kürzere Bearbeitungszeiten – das klingt doch verlockend, oder?

Damit Du diese Vorteile voll ausschöpfen kannst, lohnt es sich, auf ein starkes Dokumentenmanagement-System wie fileee zu setzen. Mit fileee kannst Du Deine XRechnungen nicht nur sicher und gesetzeskonform archivieren, sondern sie auch nahtlos in Deine digitalen Prozesse integrieren. So hast Du alles im Griff und kannst Dich ganz auf Dein Business konzentrieren. Teste fileee und sieh selbst, wie einfach und effizient digitale Rechnungsbearbeitung sein kann!

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