In der Welt der elektronischen Rechnungsstellung gibt es viele Begriffe, die für Verwirrung sorgen können –erst recht angesichts der Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Sektor in 2025. Einer dieser Begriffe ist ZUGFeRD, ein Format, das speziell für die einfache und effiziente Verarbeitung von Rechnungen entwickelt wurde. Aber keine Sorge, wir erklären Dir, was ZUGFeRD ist, wie es funktioniert und warum es für Dich als Unternehmer:in oder Freiberufler:in von Bedeutung ist.
Was genau ist ZUGFeRD eigentlich?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Dieses elektronische Rechnungsformat wurde entwickelt, um den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen, der öffentlichen Verwaltung und auch Privatkunden zu vereinfachen. Es kombiniert das bekannte PDF-Format mit einer eingebetteten XML-Datei, die alle relevanten Rechnungsdaten strukturiert enthält. Somit ist das ZUGFeRD ein gültiges Format für E-Rechnungen.
Die Idee hinter ZUGFeRD ist es, ein hybrides Format zu schaffen, das sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar ist. Während das PDF-Format dem Empfänger ermöglicht, die Rechnung wie gewohnt zu betrachten, erlaubt die XML-Datei die automatisierte Weiterverarbeitung der Daten durch entsprechende Softwarelösungen.
Wie funktioniert die ZUGFeRD-Rechnung?
Der klassische Weg, Rechnungen zu bearbeiten, ist oft fehleranfällig und zeitaufwendig: Dokumente kommen als eingescannter Brief oder als PDF per E-Mail in der Buchhaltung an, wo sie manuell in die Rechnungs-Software übertragen werden – ein Prozess, der ohne OCR-Texterkennung viele potenzielle Fehlerquellen birgt und selbst mit OCR-Analyse noch der Kontrolle bedarf.
Mit der ZUGFeRD-Rechnung gehört dieser Aufwand der Vergangenheit an. Du erstellst die Rechnung direkt in Deinem ERP-System oder Deiner Buchhaltungssoftware und speicherst sie als PDF/A-3-Datei, die ideal für die Langzeitarchivierung ist. Der Clou: In dieses PDF wird eine XML-Datei eingebettet, die alle wichtigen Daten wie Rechnungsnummer, Betrag und Steuersätze in strukturierter Form enthält.
Wenn Du die Rechnung an Deine Kundinnen und Kunden sendest, erhalten diese ein lesbares PDF-Dokument und gleichzeitig die XML-Datei, die von einer Software automatisch verarbeitet werden kann. Das spart Zeit, reduziert manuelle Arbeitsschritte und minimiert Fehler – auf beiden Seiten.
Die verschiedenen Profile von ZUGFeRD
Das ZUGFeRD-Format bietet vier kompatible Profile, die jeweils unterschiedliche Automatisierungsgrade unterstützen und variierende Anforderungen an die Integration in die Rechnungssoftware stellen. Die Profile, genannt Buchungshilfe, Basic, EN 16931 und Extended, definieren den Umfang der Informationen, die über das ZUGFeRD-XML in standardisierter und strukturierter Form übertragen werden können. Dabei erfüllen allerdings lediglich die Profile EN 16931 und Extended die E-Rechnungsvorgaben und werden umsatzsteuerlich als gültige Rechnungen anerkannt.
Welche ZUGFeRD-Versionen gibt es?
Es gibt mehrere Versionen des ZUGFeRD-Standards, die jeweils unterschiedliche Anforderungen und Einsatzmöglichkeiten abdecken. Das Format beschreibt hierbei die technische Struktur der Rechnung (PDF und XML), die sowohl eine manuelle als auch automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Die Profile innerhalb von ZUGFeRD legen fest, wie detailliert die Informationen in der XML-Datei sind. Hier ein Überblick:
ZUGFeRD 1.0
ZUGFeRD 2.0
ZUGFeRD 2.1
ZUGFeRD 2.2 – Aktuelle Version 2024
Deine Vorteile mit ZUGFeRD
Mit der ZUGFeRD-Rechnung eröffnen sich Dir zahlreiche Möglichkeiten, Deine Buchhaltungsprozesse einfacher und effizienter zu gestalten. Dadurch, dass das Format PDF und XML miteinander kombiniert, profitierst Du von einer automatisierten Datenverarbeitung, ohne dabei auf eine klare Darstellung verzichten zu müssen. Welche Vorteile Dir ZUGFeRD konkret bietet und wie Du davon in Deinem Arbeitsalltag Nutzen ziehen kannst, siehst Du hier im Überblick:
ZUGFeRD und die E-Rechnungspflicht – Was bedeutet das für Dich?
Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland die E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich eingeführt. Das bedeutet, dass alle Rechnungen zwischen Unternehmen elektronisch erstellt und versendet werden müssen. Eine zweijährige Übergangszeit erlaubt es, Papier- und elektronische Rechnungen in alternativen Formaten bis zum 31.12.2026 einzusetzen, vorausgesetzt, der Empfänger stimmt zu. Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 Euro wird diese Frist auf den 31.12.2027 ausgedehnt.
Gesetzliche Pflichten im Überblick: Die E-Rechnung kommt
Die Einführung der E-Rechnung erfolgt in Deutschland schrittweise und bringt wichtige Fristen mit sich, die Unternehmen beachten müssen. Hier noch einmal alle wichtigen Fristen im Überblick:
Alles zum Thema E-Rechnung findest Du übrigens in unserem Wissensbereich.
Warum eine schrittweise Umstellung für Dich sinnvoll ist
Die Einführung der E-Rechnung erfolgt bewusst in Etappen, um Unternehmen ausreichend Zeit für die technische und organisatorische Anpassung zu geben. Mit einem zügigen Umstieg auf digitale Lösungen wie ZUGFeRD können Betriebe jedoch nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch von effizienteren Prozessen und Kosteneinsparungen profitieren.
Für Dich als Unternehmer:in bedeutet das, dass Du Dich frühzeitig auf diese Umstellung vorbereiten solltest. Nutzt Du bereits eine Software, die ZUGFeRD unterstützt? Wenn nicht, könnte es an der Zeit sein, darüber nachzudenken, um nicht nur den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, sondern auch von den vielen Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung zu profitieren.
Übrigens: fileee unterstützt nicht nur den Import von ZUGFeRD-Rechnungen, sondern auch XRechnungen.
ZUGFeRD in der Praxis
Die Nutzung von ZUGFeRD ist denkbar einfach. Die meisten modernen Buchhaltungs- und ERP-Systeme bieten bereits eine Integration des Formats an. Beispielsweise unterstützt DATEV, eine der führenden Softwarelösungen für Steuerberater:innen und deren Mandant:innen, das ZUGFeRD-Format vollständig. Du kannst Rechnungen direkt im ZUGFeRD-Format erstellen und per E-Mail versenden oder in Deinen digitalen Workflow integrieren.
Auch für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) bietet ZUGFeRD erhebliche Vorteile. Der einfache und schnelle Austausch von Rechnungen ohne vorherige Absprachen zwischen den Geschäftspartner:innen erleichtert den gesamten Prozess erheblich. Zudem ist ZUGFeRD ein standardisiertes Format, das nicht nur in Deutschland, sondern auch international eingesetzt werden kann.
Wie Du ZUGFeRD-Rechnungen erstellst und versendest
Mit ZUGFeRD und einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) machst Du den Rechnungsprozess in Deinem Unternehmen effizient und unkompliziert. So läuft er ab:
Mit dieser Methode sparst Du Zeit und vermeidest Fehler, da alles digital und automatisiert abläuft.
Wie Du ZUGFeRD-Rechnungen empfängst und bearbeitest
Auch auf der Empfängerseite bleibt der Prozess schlank und effizient. Eine ZUGFeRD-Rechnung lässt sich sowohl notfalls klassisch ausdrucken als auch digital verarbeiten – je nach vorhandener Software. Der digitale Workflow sieht so aus:
Dieser digitale Workflow spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für einen reibungslosen Austausch zwischen Dir und Deinen Kunden.
Deine Vorbereitung auf die elektronische Rechnungsverarbeitung
Mit der Einführung der E-Rechnung wird ein weiterer Schritt hin zur Digitalisierung in Deutschland beschritten. Doch Du nutzt nur dann die Vorteile, wenn Du Dein Unternehmen auch auf diese digitalen Prozesse vorbereitest. Ein Teil davon ist ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS), mit dem Du all Deine Dokumente zentral archivierst und Dokumentenworkflows daraus heraus anstößt.
Die Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagement-System erfordert zwar Investitionen, bringt aber enorme Vorteile: Du sparst Zeit und Geld, vereinfachst Arbeitsabläufe und optimierst Deine Geschäftsprozesse.
Um ZUGFeRD erfolgreich einzuführen, solltest Du steuerliche, betriebswirtschaftliche und technische Anforderungen berücksichtigen. Deine Rechnungen müssen beispielsweise rechtliche Vorgaben wie GoBD erfüllen, revisionssicher archiviert werden und internationale Kompatibilität ermöglichen. Zudem ist es wichtig, Deine Mitarbeiter:innen zu schulen und den Datenschutz sicherzustellen.
Für die technische Prüfung stehen Dir Validierungsservices wie das ZUGFeRD-Validation.Portal zur Verfügung, damit Du sicherstellen kannst, dass alles reibungslos funktioniert.
Mit ZUGFeRD und dem fileee DMS das papierlose Büro vorantreiben
Mit fileee bist Du bestens gerüstet für Dein papierloses Büro und die Umstellung auf moderne Rechnungsformate wie ZUGFeRD. Statt Papierbelege umständlich zu verwalten, kannst Du digitale E-Rechnungen nahtlos importieren, intelligent sortieren und jederzeit wiederfinden. Die Unterstützung von ZUGFeRD sorgt dafür, dass der Austausch von Rechnungen effizient und rechtssicher erfolgt. Mit fileee sparst Du nicht nur Zeit und Papier, sondern hast Deine Dokumente jederzeit griffbereit – ohne Stapel oder Chaos, sondern mit einem klaren Fokus auf Effizienz und Nachhaltigkeit.
